Our Process

LE BUT STRATEGIQUE DE VOTRE EVENEMENT

Commencez par définir l’objectif de votre événement. Trois questions fondamentales doivent être posées : What ?  Who ?  Why ?  – Quoi ?  Qui ?  Pourquoi ?

Les réponses à ces questions vous guideront tout au long de l’organisation de votre événement.  La plus importante est « A qui s’adresse l’événement ? », car elle vous fera adapter votre événement de manière à ce que vos invités se sente bien.
En tant qu’agence, nous avons 2 objectives : l’entreprise qui nous mandate et dont nous devons satisfaire les besoins, tous les souhaits et surtout le but stratégique; mais aussi, les invités de cette entreprise, à qui s’adresse au final cette événement.

LE LIEU ET DATE DE VOTRE EVENEMENT

Après avoir défini votre stratégie événementielle, vous pourrez en général en définir le lieu et la date. Les fameuses question : Where ?  When ?

• Où souhaitez-vous organiser votre événement ? Pensez au trajet que devront effectuer vos invités et au temps qu’ils auront à disposition pour votre événement. Gardez ces deux éléments à un niveau acceptable !
• Quand souhaitez-vous l’organiser ? Dans la définition de la date, n’oubliez pas de vérifier les vacances scolaires, les fériés et congés officiels. Evitez les périodes trop chargées pour vos clients. combien de temps à l’avance informer ou inviter. L’agenda de certaines personnes se remplit beaucoup et bien à l’avance. Si tel est le cas de vos invités, anticipez bien votre invitation et pensez à les  pré-informer de la date par notre service « Save the Date ».

LE CONTENUE

Après avoir défini les « 5 W » (what, who, why, where, when), vous préciserez le contenu de votre soirée ou événement. Bien entendu, parfois, le contenu peut avoir une telle importance que c’est lui qui va définir le lieu ou la date. Voici les questions à se poser dans cette phase :

• Quels sont les messages clé qui doivent être communiqués?
• Quelle est leur importance? Faut-il prévoir une animation spéciale pour les faire passer? Une vidéo ou de la musique pour les souligner?
• Quelles vont être les interventions? Qui sera orateur ? Durée?
• Qui parle à quel moment? Comment positionner le directeur général dans tout cela?

Puis, vous définirez le style et l’ambiance à choisir :

• Dîner de gala? Repas assis, debout?
• Ambiance solennelle ou relax?

A nouveau, n’oublions jamais qui nous avons en face ; les messages clé se communiquent différemment selon le public. Une ambiance trop solennelle peut mettre mal à l’aise ou ennuyer certaines personnes. Quelles sont les attentes des invités?

Tous ces Questions là, 365 Events, vous aidera à les répondre et à mettre en place le CONTENUE.

Le « HIGHLIGHT»

Le highlight !?  veut tout dire.  Le point culminant, de votre événement… En bref, c’est la cerise sur le gâteau, l’élément dont vos invités se souviendront.

Cet élément est important, car il va laisser une trace, un souvenir, une émotion.  Aujourd’hui, on ne touche plus les gens avec un étalage d’argent, mais par le biais de l’émotion. Qu’est-ce que la durabilité dans un domaine aussi éphémère que celui des événements ? Eh bien, c’est peut-être le souvenir de ce qu’on y a vécu. Et vous verrez, 365 Events sera trouver votre HIGHLIGHT…

L’ORGANISATION ET LA PLANIFICATION

Après avoir défini le cadre de l’événement, nous finirons par compléter tous ces éléments logistiques qui donneront du corps, et ce n’est qu’une fois la structure événementielle bien établie que nous nous y pencherons. Nous penserons notamment aux éléments suivants :

• Invitations
• Orateurs
• Musique – Technique – Animation
• Agenda
• Média (voulez-vous que l’on parle de votre événement au-delà du cercle de vos invités?)
• Catering – Décoration
• Documentation
• Parking – Sécurité
• Accueil – Badges – Hôtesses . Photographe (pour en garder un souvenir visuel…)
• Réseaux sociaux

LA COMMUNICATION

On distingue la communication avant votre événement, pendant votre événement et après votre événement.

Avant votre événement, il s’agit d’inviter les personnes à prendre part à votre manifestation mais aussi de motiver les personnes n’étant pas dans votre listing d’adresse. Newsletters, site web et réseaux sociaux vous aideront à toucher à étendre votre liste de participants.

Pendant votre événement, vous pouvez intégrer le live dans les réseaux sociaux en prenant soin de mentionner chaque détails sur tous les supports. Si vous intégrez les réseaux sociaux à votre événement, il vous faut impérativement du wifi – de bonne qualité – dans le lieu.

LE SUIVI

Eh, oui, un événement ne se termine pas à la fin de la soirée ou quand vous refermez la porte derrière le dernier participant. Après l’événement, réfléchissez au suivi.

• Un remerciement de présence.
• Reparlez de la soirée dans les réseaux sociaux.
• Réactivez les souvenirs avec un album photo et une vidéo.
• Surveillez ce qu’on a dit de vous durant l’événement par le Livre d’or.